Vergadering 1/10/2012

• Aanwezig: Tim V., Wilfried, Danny, Tim J., Dirk, Staf
  
  
• Den drank. Nieuwe pot gelegd. Wilfried nog 5EUR aan Danny. Dirk nog betalen.
• Feedback burgemeester (Wilfried, Danny)
  
• Tenten bijplaatsen geen probleem indien niet permanent (max. 90 dagen/jaar volgens Tim J.)
  
• Alles voor onteigening is in orde
• Financien:
  
• Particulier lenen zonder borg is moeilijk
• Borgstelling door gemeente voor lening is bespreekbaar
• Renteloze lening is nog niet vroeger gebeurd. Is ook bespreekbaar maar waarschijnlijk tegenprestatie nodig.
• Recht van opstal; wordt gezien als hoofdzakelijk juridische kwestie en zal hoofdzakelijk door administratie afgehandeld worden (Nathalie Ceulemans). Erfpacht zou waarschijnlijk ook bespreekbaar moeten zijn.
• Er is ook gezegd tegen burgemeester en Gert Van Segbroek dat als subsidies van Toerisme Vlaanderen niet doorgaan de afwerking van de bouw langer kan duren.
  
• Feedback dekenij (Staf)
• Er kan pas echt gepraat worden over mogelijke hulp als er een degelijk dossier is. Dit omvat de bouwplannen, ligging en de financiele budgettering (hoeveel gaat het kosten, hoeveel moet er geleend worden, wat is beschikbaar geld, wat geld gaat er binnenkomen in de toekomst, ...)
• Alle beslissingen worden hoofdzakelijk door de lokale parochieraad genomen; vzw dekenij is hoofdzakelijk juridisch vehikel.
  
• Bij in bestuur onze vzw is niet nodig. Eventuele regelingen kunnen altijd via contracten tussen onze vzw en de vzw van de dekenij.
• Borg stelling is mogelijk maar dan moet chiro minstens erfpacht hebben
• vzw van dekenij kan mogelijks gebruikt worden om (deel) van BTW te recupereren.
• Warre ging met parochieraad eens bespreken wat er met de huidige lokalen kan gebeuren.
  
• Feedback Heist O/D Berg over hoe dossier Toerisme Vlaanderen was aangepakt (Wilfried, Danny)
• Hebben intensief contact gehouden en steeds alle opmerking aktief beantwoord en opgelost.
• 1 van de stokpaardjes van Toerisme Vlaanderen is toegankelijkheid.
• Zij hebben plaats voor 70 man. Zouden makkelijk meer mensen kunnen leggen als ze een toiler meer hadden voorzien.
• Snelle beschikbaarheid als kampplaats is belangrijk. Dus alles zelf doen en lang aan werken werkt in nadeel. Waren enthousiast dat ze al bezig waren toen ze voor de eerste keer kwamen kijken.
  
• Hebben gepolierde beton gebruikt en betonblok.
• We je zelf doet, doe je niet altijd beter. Zaken die chiro gedaan hebben waren zichtbaar: vloerplaat, voegen, vuile gepolierde beton op 1e verdiep.
• Ze waren heel tevreden van hun aannemer, Geert van den Broeck uit Hallaar.
  
• De bouw was goed uitgewerkt in verschillende stappen. Voor de volledige bouw was een offerte gevraagd aan Verelst. Dit kwam op 450 000EUR. Dan is er een budget gemaakt per stap en een totaal budget van 300 000EUR vooropgesteld. Bij het uitvoeren van de bouw werd elke stap dan opgevolgd en als een bepaalde stap over budget ging werd er gekeken waarom en of het kan vermeden worden.
  De leiding vond de 300 000EUR in het begin nog duur; in Hulshout werd bv. een lokaal gezet voor 170 000EUR. Na bezoek eraan werd er toch ook door hen besloten dat het lokaal beter moest zijn als dat.
• De chiro had 120 000EUR cash ter beschikking voor de bouw; dit kwam van de chiro zelf, chirofeesten comité en subsidies gemeente (19 500EUR). Er kon ook nog 30 000EUR renteloos geleend worden van de gemeente.
• Feedback architecten (Tim J., Staf)
• Er werd met twee architecten gepraat: Bart De Haes en Bert Hermans.
• Het grote verschil is dat Bart De Haes een minimaal pakket aanbied (geen meetstaat, geen prijsvergelijkingen), en Bert Hermans een uitgebreid pakket. Bij Bart De Haes wordt er dan ook meer werk van ons verwacht dan bij Bert Hermans. Voordeel is dat Bart De Haes goedkoper is.
  Zie volgende tabel (prijzen zonder BTW).
  

  Bart De Haes		Bert Hermans
  Inzamelen gegevens studie programma schets + voorontwerp adminstratief dossier, bouwaanvraag	4000EUR	Schetsontwerpen + bespreken	2000EUR
  		Bouwaanvraagdossier	3000EUR
  	-	Gedetailleerde meetstaat, raming, lastenboek, kostenraming (400EUR lastenboek alleen)	2400EUR
  	-	Prijsaanvragen en vergelijkingen	600EUR
  technische beschrijving, uitvoeringsplannen, beperkt lastenboek	1000EUR	Uitvoeringsplannen	1000EUR
  Controle, oplevering	2250EUR	Controle, oplevering	3000EUR

  Voor Bert Hermans moet niet alle stappen genomen worden maar hij prefereert toch om alles te doen.
• Bert Hermans heeft 10 jaar geleden een chirolokaal gebouwd, Bart De Haes heeft recentelijk ook enkele lokalen gebouwd en is nog met andere lokalen bezig; o.a. Heist O/D Berg.
• Om hier beslissing te nemen moet er meer duidelijk zijn wat er met Verelst kan geregeld worden.
• Feedback Verelst (Dirk, Tim J., Wilfried)
• Door minder goede communicatie werd er hier twee paden bewandeld. Dirk heeft met Roel Gielen zaken bekeken. Wilfried en Tim zijn bij Verelst geweest en hebben met andere personen gesproken.
• Wilfried en Tim zijn langs geweest maar niet veel verder gekomen. Er was nog niet veel naar de plannen gekeken en na de vergadering is er ook niet veel teruggekomen.
  
• Dirk had met Roel Gielen gesproken maar heeft tijdelijk stop gezet omdat er door Tim J. en Wilfried met andere mensen aan het praten. Het lijkt beter om via deze weg terug verder te gaan. Dirk denkt ook dat hij meer kan weten binnen ongeveer een week.
  Schetsen worden ook best beetje bijgestuurd zodat er meer mensen kunnen te slapen gelegd worden in de lokalen (breedte 4,6m ipv 4m). We gaan ook proberen om binnner twee weken terug bijeen te zitten.
• Er gaat dan ook moeten gekeken worden of we dan een architect tezamen met Verelst kiezen of dat we voor onze eigen architect gaan.
  
• vzw
• Er werd ook gediscussieerd over de modaliteiten voor de oprichting van de vzw. Staf is bezorgd dat de vzw beslissingen doordrukt waar de leiding niet volledig achterstaan; Wilfried, Danny en andere zijn dan weer bezorgd dat de leiding hun meerderheid gebruikt om in hun jeugdig enthousiasme beslissingen of veranderingen door te voeren waar de bestuurders van de vzw niet achterstaan.
• Staf zal een voorstel van statuten rondsturen zodat de rest die kunnen lezen en dan zien of er opmerkingen zijn.
• Taken:
• Dirk verder kijken in Verelst om een raming te maken van de kosten voor een schatting van de kosten voor de ruwbouw van de nieuwe lokalen. Ook kijken hoe het kan geregeld worden met een architect.
• Staf voorstel maken voor statuten vzw en doorsturen naar de rest van het bouwcomité.